Privacy Statement

Malmberg B.V. biedt verschillende producten en diensten aan waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Wij vinden het belangrijk om uiterst zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan en jou duidelijk te informeren over de wijze waarop wij persoonsgegevens gebruiken. Wij zullen onze werkwijze toelichten in dit privacy statement.

Wat is een persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot jou als persoon. Bijvoorbeeld jouw naam, jouw huisadres of e-mailadres, maar ook het IP-adres of geplaatste cookies. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vind je meer informatie over persoonsgegevens en welke gegevens persoonsgegevens zijn.

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?
Wij verwerken persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker. Een verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt, een verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend namens de verwerkingsverantwoordelijke. Dit houdt in dat Malmberg B.V. de verwerkingsverantwoordelijke is bij bijvoorbeeld sales en marketingactiviteiten, de uitvoering van contracten. Wij werken als verwerker in het geval van producten en diensten die de school bij ons afneemt.

Ben je een leerling, student, ouder, docent of medewerker van een school en wil je weten hoe wij omgaan met jouw data binnen onze platformen? Klik dan hier.

Ben je een docent, medewerker van een school of een andere geïnteresseerde en wil je weten hoe wij omgaan met jouw data op onze websites, in onze webshops en overige zaken? Klik dan hier.

Wil je een verwerkersovereenkomst afsluiten? Klik dan hier.

Plaatsen jullie ook cookies?
Ja dat doen we. We leggen graag in ons cookiestatement uit welke cookies we plaatsen en hoe je daarmee kan omgaan.

Hebben jullie een Functionaris Gegevensbescherming/Functionaris Persoonsgegevens aangemeld?
In sommige gevallen is het verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Ook voor ons is dit het geval. Wij hebben dus een Functionaris Gegevensbescherming aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je klachten hebben over hoe wij met jouw data omgaan, dan mag je die melden bij de Functionaris Gegevensbescherming via privacy@malmberg.nl. Daarnaast heb je ook het recht om klachten rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens te melden.

Wijzigen jullie deze privacyverklaring?
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om van eventuele wijzigingen op de hoogte te blijven.

De laatste wijziging is geweest op: 10-05-2022

Hoe kan ik jullie bereiken?
Voor vragen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via de hieronder weergegeven contactgegevens:

Per mail: privacy@malmberg.nl
Telefonisch: 073 628 8766

l

Verwerker

Waarom verwerken jullie mijn gegevens?
Het is soms noodzakelijk om gegevens te verwerken, bijvoorbeeld om jou toegang te geven tot het platform of om resultaten te berekenen. Daarvoor krijgen wij opdracht van het bestuur van jouw school. Deze opdracht is vastgelegd in een contract, zo’n contract heet een verwerkersovereenkomst. Om ervoor te zorgen dat de verwerkingen zoveel mogelijk op elkaar zijn afgestemd, is er het Privacyconvenant Onderwijs opgesteld. Partijen die zich hierbij aansluiten, spreken af om de afspraken te volgen die in het privacyconvenant zijn vastgelegd. Malmberg B.V. is via de branchorganisatie MEVW aangesloten bij het privacyconvenant.

Hoe gaan jullie om met mijn gegevens?
In de verwerkersovereenkomst hebben we vastgelegd hoe we met jouw gegevens omgaan, hoe lang we jouw gegevens bewaren en of we de gegevens delen met derden. De verwerkersovereenkomst bestaat uit een aantal onderdelen:

  • De verwerkersovereenkomst zelf, hierin staan de algemene afspraken hoe wij omgaan met jouw gegevens en wat wij bijvoorbeeld doen als er een probleem is met de gegevens
  • De Privacybijsluiter, hierin staat welke gegevens wij verwerken en met welk doel wij dit doen. Ook staat hierin de termijn waarbinnen wij de data bewaren en met welke subverwerkers wij werken
  • De Beveiligingsbijsluiter, hierin staat welke maatregelen we hebben getroffen om jouw gegevens goed te beschermen

De ingevulde verwerkersovereenkomsten kan je hier vinden.

Verwerkingsverantwoordelijk

Waarom verwerken jullie mijn gegevens?
Malmberg B.V. biedt veel producten en diensten aan. Om hierin zo goed mogelijk te ondersteunen, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens die hieronder staan uitgewerkt.

Marketing- en acquisitiedoeleinden
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens mogelijk voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze evenementen en overige marketingcommunicatie die voor jou relevant kunnen zijn, alsmede in het kader van een (inschrijving voor) een van onze evenementen. Wanneer je een van onze evenementen hebt bijgewoond, kunnen we tevens contact met jou opnemen voor feedback.

Het uitvoeren van een overeenkomst
Wij verwerken jouw gegevens voor zover dat nodig is in het kader van de producten of diensten die door ons worden geleverd, inclusief de uitwisseling van persoonlijke gegevens voor offertes, de uitvoering en voltooiing (inclusief facturering) van een bestelling of opdracht. Ook gebruiken wij jouw gegevens mogelijk om jou te informeren over de functionaliteit en gebruiksmogelijkheden van onze producten en diensten.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij verwerken jouw gegevens voor zover dat nodig is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Zoals bijvoorbeeld het verzamelen en opslaan van klantgegevens en het verstrekken van informatie aan de belastingautoriteiten en toezichthoudende autoriteiten.

Sollicitaties en recruitment
De gegevens die je met ons deelt indien je bij ons solliciteert (via e-mail/post, het sollicitatieformulier op onze website of via sociale media) of die wij via recruiters ontvangen, verwerken we om contact met jou op te nemen ten behoeve van onze sollicitatieprocedure en jouw sollicitatie te behandelen. Ook verwerken we gegevens in het kader van (een inschrijving voor) een stage bij ons bedrijf.

Toegangscontrole en cameratoezicht gebouwen
Ten behoeve van veiligheidsdoeleinden (ontruiming in geval van calamiteiten) houden wij een lijst bij van bezoekers aan ons bedrijfspand. Daarnaast hebben wij cameratoezicht rondom onze panden.

Gebruik en verbetering van onze website
Wij verwerken statistische gegevens over het bezoek aan en gebruik van onze website. Dit doen we om de inhoud, indeling en het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren.

Overige verwerkingen
Tot slot kunnen we jouw gegevens ook verwerken om eventuele vragen of klachten te behandelen.

Welke gegevens verwerken jullie van mij?
Wij verwerken persoonsgegevens van (medewerkers van) onze klanten, leveranciers en overige relaties, van sollicitanten, alsmede van websitebezoekers. Wij verkrijgen jouw gegevens (i) van jou, (ii) van derden (zoals bijvoorbeeld klanten, leveranciers en ketenpartners), of (iii) uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Gegevens die wij mogelijk verwerken zijn:

  • Basisinformatie zoals jouw voor- en achternaam, titel, geslacht;
  • Contactgegevens zoals jouw e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waar je werkt en jouw functie;
  • Financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer en gegevens over jouw financiële/economische situatie;
  • IP-adres en statistische gegevens over jouw gebruik van onze website;
  • Persoonsgegevens die jij ons geeft als jij bij ons solliciteert, zoals een sollicitatiebrief, CV, geboortedatum, opleidings- en loopbaangegevens;
  • Alle overige persoonsgegevens die wij van of over jou verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doeleinden.

We verwerken niet altijd alle bovenstaande gegevens, dit is afhankelijk van het soort relatie, de dienst waar het omgaat en/of (indien van toepassing) de toestemming die je ons heeft gegeven.

Waarom ontvang ik nieuwsbrieven/commerciële uitingen van jullie?
Nieuwsbrieven/commerciële uitingen versturen wij alleen als er een optin is gegeven door jou. Deze optin kan je hebben afgegeven tijdens bijvoorbeeld een bestelling, een inschrijving voor de nieuwsbrief of bij een webinar.

Als je ons hebt ontmoet op een locatie zoals een beurs of tijdens een klantbezoek, kan het zijn dat wij jouw contactgegevens opslaan vanwege een actie of een door met jou gemaakte afspraak. Je geeft jouw gegevens altijd via een digitaal formulier en wij gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor je de gegevens hebt opgegeven.

Naast de rechtstreeks gegeven optin kan Malmberg ook gebruik maken van de ASSU-database. Als je je hebt registreert bij ASSU, betekent het dus dat je berichten van ons kunt ontvangen. Wil je meer weten over ASSU? Klik dan hier.

Afmelden nieuwsbrieven/commerciële uitingen
Soms wil je geen berichten meer ontvangen, dat kan. Je kan je voor onze nieuwsbrieven/commerciële uitingen uitschrijven via de button die in elk bericht staat, maar je kan ons ook benaderen via privacy@malmberg.nl of bellen naar onze klantenservice op 073 628 8766.

Voor het ontvangen van Juf & Meester zullen wij ook afmeldingen van de school honoreren.

Hoe beveiligen jullie mijn persoonsgegevens?
Beveiliging van jouw persoonsgegevens vinden wij erg belangrijk. Daarom hebben wij passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of gebruik van gegevens voor andere doeleinden dan waarvoor jij toestemming hebt gegeven.

We zorgen er bijvoorbeeld voor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is, en overdracht van de gegevens wordt beschermd door passende beveiligingsmaatregelen zoals beveiligde verbindingen en firewall. Malmberg B.V. heeft een actueel informatiebeveiligingsbeleid en neemt voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van persoonsgegevens te garanderen.

Responsible disclosure
Malmberg B.V. voert een responsible disclosure beleid. Hierin wordt gebruikers die een kwetsbaarheid in het systeem ontdekken verzocht om deze op verantwoorde wijze te melden, zodat Malmberg B.V. zo snel mogelijk maatregelen kan treffen. Dit draagt bij aan de online veiligheid en het beheersen van de kwetsbaarheid van ICT-systemen.

Gebruiken jullie social media?
Malmberg B.V. heeft een Facebook-account. In dit geval zijn Malmberg B.V. en Facebook gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk. We zijn dus beiden verantwoordelijk voor de bezoekersdata van het Facebook-account. In samenwerking met Facebook wordt op de volgende onderdelen data verzameld: likes op de Facebookpagina, de zichtbaarheid van de posts en de demografische informatie van personen die onze posts hebben bereikt. De data wordt verzameld voor rapportagemogelijkheden. De data die wij bij Facebook verzamelen, zullen wij nooit koppelen aan de data die verder in dit privacy statement vermeld staat.

Op onze website hebben sommige pagina’s ook social plugins van LinkedIn, Facebook en Twitter. Dit zijn bijvoorbeeld knoppen waarmee je een artikel kan delen. De data die wordt verzameld door deze social plugins wordt niet met ons gedeeld.

Ook is er op deze website een Facebook pixel geplaatst. De Facebook-pixel is een stukje code dat je op je website kunt plaatsen waarmee je de effectiviteit van je advertenties kunt meten en inzicht kunt krijgen in de acties die mensen op je website uitvoeren.

Wij raden aan om de privacy statements van Facebook, LinkedIn en Twitter goed door te nemen.

Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
Sinds de AVG heb je als persoon meer rechten gekregen. Je mag ons vragen om inzage in jouw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, en of te beperken. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan de website van de AP. Als je hiervan gebruikt wilt maken, dan kan je ons per e-mail benaderen via privacy@malmberg.nl of bellen naar onze klantenservice op 073 628 8766.

Als je je gegevens bij ASSU wilt bekijken of je daar wilt uitschrijven, dan kan je dat via de website van ASSU doen.

Houd er alsjeblieft rekening mee dat de rechten van personen onder de AVG onderworpen zijn aan bepaalde beperkingen en niet altijd mogen worden verleend. Het is mogelijk dat wij gedeeltelijk of volledig niet (kunnen) voldoen aan jouw verzoek. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten van derden en de legitieme belangen van Malmberg B.V.. Als we een bepaald verzoek niet kunnen inwilligen, zullen we jou hiervan op de hoogte brengen met een passende motivering.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de autoriteit. Uiteraard zouden wij het fijn vinden als je eerst contact met ons opneemt, zodat we kunnen kijken of we er samen uit kunnen komen.

Welke bewaartermijnen hanteren jullie?
Als wij jouw data twee jaar niet hebben gebruikt, verwijderen wij jouw data. Als je jezelf uitschrijft, dan stoppen we meteen met de verwerking van jouw gegevens.

Voor sollicitaties geldt dat we een bewaartermijn hanteren van 4 weken na het sluiten van de vacature of één jaar na toestemming van jou.

Delen jullie mijn gegevens met derden?
Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij jij hier zelf opdracht voor geeft of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of rechterlijke verplichting.